緩衝文を使って人々の心をつかむ方法

前回は、できるだけ話したくない人向けに「否定＋ダブル肯定」ルールと「大きなYES＋質問」ルールを紹介しました。この2つの方法は、多くの情報を伝えたいときや、状況を表現するのが難しいときに使うと効果的な方法です。次の対処法は、相手から要求があった場合や、相手に断りを入れたい場合に使います。

この場合、「バッファリングされたステートメント」は非常に効果的です。 「バッファリングステートメント」は、誰かに要求したり拒否したりするステートメントを話す前に使用されます。相手に直接的な印象を与えずに、丁寧で思いやりのある雰囲気を演出できます。

次の 3 つの文のうち、どれがあなたに最も印象に残りますか?

A: 「前回の話し合いの情報を電子メールで送ってください。」

B: 「前回の話し合いの情報を電子メールで送信していただけますか？」

C: 「お手数をおかけしますが、前回の打ち合わせの資料をメールで送っていただけますか？」

間違いなく、C が最も丁寧であると考えられますよね? Aはやや高圧的な表現であり、Bは依頼の形で表現されているにもかかわらず、やや厳しい印象を与えます。

同じことを頼む場合でも、「緩衝文」は相手の気分を変え、良い気分にさせる力があります。このフレーズさえ付けておけば、相手の立場や状況をよく考えたことになります。少々急ぎの用事や、少し気が進まないお願いでも、相手に好印象を与え、協力してもらいやすくなります。

「バッファステートメント」は、前の「BIG YES + QUESTION」ルールと同じです。反対意見を表明したり、他の人の要求を拒否したりするために使用できます。 「（期待や努力は）あるのですが…」や「私の立場上、このようなことを申し上げるのは適切ではないかもしれませんが…」などと、まず感謝の気持ちを伝えることで、相手に謙虚で気配りのある印象を与えることができます。ほんの少し言葉を加えるだけで、相手はあなたが言葉選びに礼儀正しく、思いやりのある人だと感じるようになります。

誰かに助けを求めたい、何か大切なことを聞​​きたいのに、相手を不快にさせてしまい、もうその人に助けを求めることができなくなってしまった経験は、誰にでもあると思います。このとき、「緩衝文＋疑問文」という形式を使うと便利です。

「お手数をおかけしますが、明日までにご返信いただけると大変助かります。可能でしょうか？」「緩衝文」を効果的に活用することで、相手のあなたに対する印象は大きく変わりました。ほんの少しの注意で結果に大きな違いが生まれます。仕事や人間関係で成功している人は、このような表現を使って自然に自分を表現することができます。なぜなら、相手があなたに心を開くことができるようにメッセージを伝える方法を知っているからです。 「緩衝文」を人間関係を円滑にするキー文として捉え、有効活用しましょう！